Hardware leasen: hoe werkt het voor telefoons en laptops?

Bij hardware leasen betaal je een vast bedrag per maand voor telefoons, tablets en laptops, in plaats van ze in één keer te kopen. Kies je voor operational lease, dan blijft de leverancier eigenaar en gaan de toestellen aan het einde van de looptijd terug. Bij Forza lease je zo refurbished Apple- en Samsung-toestellen en laptops, met 3 jaar garantie.

Hardware leasen in het kort

Bij hardware leasen gebruik je apparatuur die eigendom is van een leverancier of leasemaatschappij. Je betaalt daarvoor een leasetermijn: een vast bedrag per maand, voor een vooraf afgesproken periode. Onder hardware vallen telefoons, tablets, laptops en smartwatches, maar ook computers en servers.

Het verschil met kopen zit in de geldstroom. Bij kopen betaal je de volledige aanschafprijs vooraf. Bij leasen verdeel je de kosten over de looptijd. Zo blijft er geld in je bedrijf beschikbaar voor andere zaken, zoals personeel of voorraad.

Een installatiebedrijf met 15 monteurs heeft voor iedereen een werktelefoon en een tablet nodig. In plaats van alle toestellen in één keer af te rekenen, betaalt het bedrijf één vast bedrag per maand voor het hele pakket. Zo weet de financieel verantwoordelijke precies wat er elke maand uitgaat.

Operational lease en financial lease bij hardware leasen

Er zijn twee leasevormen. Je keuze bepaalt hoe je de lease in je administratie verwerkt.

• Operational lease: je betaalt voor het gebruik van de hardware. De leverancier blijft eigenaar en rekent de restwaarde mee in het maandbedrag: de waarde die een toestel aan het einde van de looptijd nog heeft. Na de looptijd neemt de leverancier de toestellen terug.
• Financial lease: je koopt de hardware op afbetaling. Je bent economisch eigenaar: het toestel telt als bezit van je bedrijf, ook al is de laatste termijn nog niet betaald.

Bij operational lease trek je de leasetermijnen af als bedrijfskosten. Afschrijven kan dan niet. Afschrijven betekent dat je de aanschafprijs verdeelt over de jaren dat je een toestel gebruikt. Wil je juist afschrijven op gekochte toestellen, lees dan hoe je een iPhone, iPad of MacBook afschrijft.

Over elke leasetermijn betaal je btw. Die btw trek je af als voorbelasting: de btw die je zelf betaalt en mag verrekenen in je btw-aangifte. Dat kan als je bedrijf btw-belaste prestaties levert.

Een ontwerpbureau wil zijn laptops niet op de balans hebben, het overzicht van alles wat het bedrijf bezit en verschuldigd is. Het kiest daarom voor operational lease. Een bedrijf dat zijn toestellen jarenlang wil gebruiken en wil afschrijven, kiest eerder voor kopen of financial lease.

De tabel laat per vorm zien hoe eigendom, balans en belasting geregeld zijn.

IFRS 16 en de balans

Rapporteert je bedrijf volgens IFRS, de internationale boekhoudregels voor onder meer beursgenoteerde bedrijven? Dan geldt IFRS 16. Die standaard zet sinds 2019 ook operationele leases op de balans. Uitzonderingen zijn contracten korter dan 12 maanden en leases van activa met een geringe waarde. Voor de meeste mkb-bedrijven speelt IFRS 16 geen rol. Twijfel je, overleg dan met je accountant.

Kosten van hardware leasen

Wat je per maand betaalt, hangt af van het aantal toestellen, het type toestel, de looptijd en de diensten die je erbij wilt. Bij operational lease gaat de restwaarde van het leasebedrag af. Je betaalt dus alleen voor het deel van de waarde dat je tijdens de looptijd gebruikt, plus financieringskosten. Bij Forza staan die kosten vooraf in het voorstel, zodat je weet wat je per maand en over de hele looptijd betaalt.

Een refurbished iPhone houdt na een paar jaar gebruik nog waarde, omdat Forza hem na de looptijd opnieuw inzet. Die waarde verrekent Forza vooraf in het maandbedrag.

Total cost of ownership (TCO)

Kijk bij de keuze tussen kopen en leasen niet alleen naar de aanschafprijs of het maandbedrag. De total cost of ownership (TCO) telt alle kosten over de hele gebruiksduur: aanschaf, inrichting, beheer, reparaties, vervanging en afvoer.

Een advocatenkantoor vergelijkt kopen en leasen daarom ook op tijd. De office manager besteedt nu uren aan het bestellen, inrichten en afvoeren van zakelijke telefoons en laptops. Die uren tellen mee in de TCO, net als de kosten van een toestel dat halverwege kapotgaat.

Hardware leasen en de werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt wat je onbelast aan je personeel mag geven. Voor een telefoon van de zaak, een tablet of een zakelijke laptop geldt een gerichte vrijstelling: je betaalt er geen loonbelasting over en ze tellen niet mee in je vrije ruimte, het budget voor onbelaste vergoedingen. De voorwaarde is het noodzakelijkheidscriterium: de medewerker heeft het toestel nodig om zijn werk goed te doen.

De Belastingdienst volgt hierin het redelijke oordeel van de werkgever. Bij twijfel moet de Belastingdienst bewijzen dat het toestel niet noodzakelijk is. Of je het toestel least of koopt, maakt voor de WKR niet uit. Meer details staan in onze blog over de werkkostenregeling en het noodzakelijkheidscriterium.

Een groothandel geeft zijn vertegenwoordigers een geleasede iPhone en laptop. Ze hebben die nodig om klanten te bezoeken en orders te verwerken. Daarom valt de verstrekking onder de gerichte vrijstelling, ook als een vertegenwoordiger de telefoon soms privé gebruikt.

Device as a Service en hardware leasen

Device as a Service (DaaS) is operational lease met diensten erbij. Je betaalt per maand voor het gebruik van de toestellen, en de leverancier regelt zaken als levering, inrichting, vervanging en de afvoer aan het einde van de looptijd. Zo heeft je IT-afdeling minder werk aan het dagelijkse beheer.

Bij Forza heet dit Refurbished as a Service (RAAS): DaaS met refurbished toestellen. Forza kan Apple-toestellen vooraf in Apple Business (voorheen Apple Business Manager) zetten, de Apple-omgeving waarin bedrijven hun toestellen registreren. Bij ontvangst koppel je ze daardoor direct aan je mobile device management (MDM): software waarmee je bedrijfstoestellen op afstand beheert en beveiligt. Ook brengt Forza de screenprotector en het hoesje al aan. Daarnaast denken we graag met je mee over aanvullende diensten en accessoires die je leaseoplossing ondersteunen.

Een schoonmaakbedrijf met 40 medewerkers in de buitendienst laat de toestellen rechtstreeks bij het hoofdkantoor bezorgen. De IT-beheerder deelt ze uit, en zodra een medewerker zijn telefoon aanzet, laadt MDM de juiste apps en instellingen.

Refurbished hardware leasen bij Forza

Zo werkt leasen bij Forza:

1. Breng je huidige hardware in kaart. Oude toestellen kun je aan Forza verkopen. De waarde wordt los van het leasebedrag berekend, na een inspectie door onze specialisten.
2. Kies je modellen. Je kunt iPhones, iPads en MacBooks leasen, maar ook Samsung-toestellen, Apple Watches en laptops, en ze combineren in één contract. Bekijk bijvoorbeeld de refurbished iPhones en refurbished MacBooks.
3. Ontvang een voorstel op maat. Je ziet vooraf wat je per maand betaalt.

Leasen kan voor bedrijven en non-profitorganisaties, vanaf een investering van € 10.000. Elk toestel is gecontroleerd, gerepareerd, gegarandeerd en goed geprijsd. Robots en specialisten controleren het op 50 punten, en je krijgt altijd 3 jaar garantie. Groeit je organisatie, dan voeg je tussentijds toestellen, accessoires of diensten toe aan je bestaande lease.

Een zorgorganisatie begint met 20 iPhones voor haar wijkteams. Een halfjaar later komen er 10 iPads bij voor de planners. Die worden toegevoegd aan dezelfde lease, zonder nieuw traject.

Het einde van de looptijd bij hardware leasen

Aan het einde van de looptijd gaan de toestellen terug naar Forza. Jij zet ze vooraf terug naar de fabrieksinstellingen en ontkoppelt ze van Apple Business en je MDM. Na ontvangst wist Forza alle data professioneel. Daarna worden de toestellen gecontroleerd, opgeknapt en opnieuw ingezet.

Nadert het einde van de leaseperiode, dan bespreekt je accountmanager tijdig met je de mogelijkheden voor een vervangingsronde. Zo beschikt je organisatie altijd over passende en goed werkende toestellen.

Zo past hardware leasen bij circulair inkopen: inkopen op een manier waarbij producten en materialen zo lang mogelijk in gebruik blijven. Forza is medeoprichter van het Keurmerk Refurbished en behaalde in 2026 de bronzen EcoVadis-medaille.

Een onderwijsinstelling heeft circulair inkopen opgenomen in haar inkoopbeleid. Met refurbished hardware in operational lease weet de inkoper zeker dat de laptops na de looptijd niet ongebruikt in een kast belanden, maar een volgende gebruiker krijgen.

Hardware leasen, kopen of verkopen bij Forza

Leasen past niet bij elk bedrijf. Wil je toestellen lang gebruiken en afschrijven, dan is zakelijk kopen een logische keuze. Lees dan eerst waar je op let bij het kopen van een zakelijke telefoon. Wil je vaste maandlasten en toestellen die na de looptijd terug in de keten gaan, dan past leasen beter. En heb je nog oude toestellen liggen, dan kun je ze verkopen aan Forza.

Twijfel je welke vorm bij je organisatie past? Neem contact op met je accountmanager. Die kijkt met je mee naar het aantal toestellen, de looptijd en de diensten die je nodig hebt.