Intégration des nouveaux employés : comment le pack informatique est prêt dès le premier jour

Un nouveau collègue commence lundi prochain. Les contrats sont signés, le bureau est prêt, les collègues sont informés. Et puis, lundi matin, il s'avère qu'il n'y a pas d'ordinateur portable disponible. Cela arrive plus souvent qu'on ne le pense. Dans la plupart des cas, ce n'est pas par négligence. La partie IT de l'onboarding tombe entre deux chaises : les RH gèrent le contrat, le manager s'occupe de l'intégration. Mais le matériel ? Il est souvent oublié. Cet article montre comment l'éviter, avec une chronologie et une checklist pour la prise en charge.

Pourquoi cela coûte plus qu'une matinée perdue

Les dommages directs sont limités : une journée d'improvisation sur un ordinateur de prêt. Les dommages indirects sont en revanche bien plus importants. Les recherches sur l'onboarding montrent à chaque fois que la première semaine détermine la perception qu'une personne a de son employeur. Un employé qui ne peut pas commencer le premier jour reçoit immédiatement le signal que les choses ne vont pas bien ici. Cette impression est difficile à corriger. On n'a en effet qu'une seule chance pour une première impression. De plus, tout recule. Si quelqu'un ne peut pas se connecter, il ne peut pas non plus regarder, lire la documentation ou activer des comptes. Un jour de retard au début coûte souvent une semaine de momentum.

La chronologie : l'onboarding commence au moment de la signature

L'erreur que font la plupart des entreprises est d'attendre que la date de début approche. Les délais de livraison, les configurations et la création de comptes prennent rapidement une à deux semaines.

Au moment de la signature du contrat

• Déterminez quel package IT correspond au poste
• Commandez le matériel, ou réservez-le dans votre propre stock
• Inscrivez la date de début dans l'agenda de la personne responsable de la préparation du matériel.
• Deux semaines avant la date de début

Deux semaines avant la date de début

• Matériel livré et contrôlé
• Comptes créés : e-mail, systèmes, droits d'accès
• Les licences appropriées attribuées

Une semaine avant la date de début

• Ordinateur portable configuré et testé : le nouveau collègue peut-il se connecter ?
• Téléphone et carte SIM activés
• Contrat d'utilisation préparé pour signature

Le premier jour de travail

• Remettre le matériel et se connecter ensemble
• Faire définir les mots de passe
• Expliquer ce qui est autorisé ou non : usage privé, installation de logiciels, procédure en cas de perte

Que contient un package IT ?

Cela varie selon le poste, et c'est précisément l'essentiel. Il est beaucoup plus pratique de travailler avec des groupes de fonctions plutôt que d'improviser à chaque employé. Une classification applicable dans de nombreuses organisations :

Fixez votre classification une fois pour toutes et mettez-la à jour chaque année. Cela fait gagner du temps, rend également vos achats plus prévisibles et renforce votre justification fiscale. Plus d'informations ci-dessous.

N'oubliez pas le contrat d'utilisation

Cette partie est systématiquement omise, alors qu'elle est importante fiscalement. Si vous fournissez un ordinateur portable ou un téléphone à un employé, cela peut être exonéré via une exception ciblée dans le cadre de la réglementation des frais professionnels. L'une des conditions est que l'employé restitue l'appareil ou paye la valeur résiduelle dès qu'il n'est plus nécessaire pour le travail. Cet accord doit être formalisé. Si vous ne le faites pas, vous ne respectez pas la condition et la fourniture risque d'être imputée à votre réserve libre. Vous en saurez plus dans notre article sur la réglementation des frais professionnels et le critère de nécessité.

Indiquez au minimum dans le contrat d'utilisation :

• Quel appareil il s'agit, avec le numéro de série
• Qu'il est la propriété de l'employeur
• Qu'il devra être rendu à la fin du contrat de travail ou en cas de changement de fonction
• Ce qui s'applique en cas de dommage ou de perte
• Ce qui est autorisé ou non concernant l'usage privé et les logiciels
• Veillez à ce que le contrat soit signé le premier jour, en même temps que les autres documents. Il est rarement possible de le faire après coup.

Checklist

Copiez-la et adaptez-la à votre situation.

Préparation

• Package IT déterminé en fonction du groupe de fonctions
• Matériel commandé ou réservé
• Responsable désigné pour la préparation
• Date de début dans l'agenda

Configuration

• Matériel reçu et contrôlé
• Comptes créés et droits attribués
• Licences attribuées
• Connecté et testé
• Téléphone activé

Premier jour de travail

• Matériel remis
• Mots de passe configurés
• Contrat d'utilisation signé
• Numéro de série enregistré dans l'administration
• Explication donnée sur la politique et la sécurité

Administration

• Appareil lié à l'employé dans votre registre
• Date de remise enregistrée
• Période de garantie notée

Stock pour réagir rapidement

L'onboarding n'est pas toujours planifiable. Un remplacement urgent en cas de maladie, une ressource temporaire ou quelqu'un pouvant finalement commencer plus tôt que prévu. Deux choses aident. Gardez une petite réserve, généralement un appareil pour vingt employés, afin d'absorber les arrivées imprévues. Chez Forza, le matériel professionnel est souvent immédiatement disponible, contrôlé et réparé, avec trois ans de garantie. Voulez-vous discuter des possibilités avec l'un de nos responsables commerciaux ? Cliquez ici pour prendre contact.

Vous ne voulez pas investir d'un coup ? alors vous pouvez via Refurbished as a Service payer étalé.

Que faire quand quelqu'un part ?

L'onboarding et l'offboarding sont deux faces d'une même administration. Si vous savez à la sortie quel appareil une personne avait, avec quel numéro de série et depuis quand, la reprise n'est qu'une formalité. Si vous l'ignorez, commence le processus de recherche. Incluez donc la récupération dans votre checklist de départ, ainsi que l'effacement des données de l'entreprise.